2012年12月10日

時間管理も愛ですよ!「後編」(第20回・和田裕美さん読書会@福岡)

第20回 和田裕美さん読書会@福岡

日時:12月8日(土)18:00〜

会場:カフェ de ミーティング(博多駅近く)

 

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読書会とはあまり関係ありませんが、この時期、博多駅前はこんな感じでホワイトイルミネーションに彩られています。きれいです!キラリ☆

 

さて、「前編」からの続きです。

 

今回の読書会では課題本の感想だけでなく、皆さんの手帳活用方法についてもシェアしてもらいました。

 

で・・・!

 

私、思いっきり気合いを入れて、手帳活用についての資料などを作成して持参しました。

 

「ペンギンオヤジ的 手帳活用術」

↑一応、ダウンロード出来るようにしてみましたので、興味のある方はどうぞ〜(PDFファイルです)

 

では、資料の中身について、ちょっと書いてみたいと思います。

 

手帳活用の目的を決める

よく「もっと手帳を活用したい」というようなコトを聞いたりするのですが、そもそも「手帳を活用する」というのは、どういうコトなのでしょう?

 

どういう状態になったら、手帳が活用できている!と言えるのか?

 

これは、きっと人それぞれに違うと思うんですよね。

 

それに、手帳にたくさん色々なことをかいてあるから活用できてる!という訳でもないと思う。

 

だから先ずは、自分が何のために手帳を使うのかという目的みたいなものを最初にきちんと決めておいた方が良いと思うのです。

 

ちなみに、この話しの元ネタはこちらのページです。

シゴタノ! できる自分になりたかったら、「できる」の定義を自分で決める

 

スケジュール欄は仕事のスパンの二つ上

だいたい手帳にはマンスリーのページとウイークリーのページがありますよね。

 

どちらに書いたら良いのか迷う〜、という人も多いと思います。

 

テレビからの受け売りなのですが・・・

 

自分がどういう時間軸で行動しているかによって、どちらのページに書くかを決めると良いそうですよ。

 

どういうコトかと言うと・・・

 

時間の単位として「分」「時間」「日」「週」「月」と区分けして、自分の行動軸の二つ上のページで管理するのが良いとか。

 

分刻みで動く人は、分→時間→日と2つランクを上げて、ほぼ日手帳のような1日1ページの手帳。

 

時間刻みで動く人は、ウイークリーページを活用し、1日単位で動く人は、マンスリーのページを活用するという感じですね。

 

実際、私もバイヤー時代は1日に10件以上の商談をこなして、分刻みで動き回っていたので、ほぼ日手帳を愛用していました。

 

そして、ホテルのマネジャー時代は、殆ど商談などのアポも無く、1日単位で動いていたので、手帳もマンスリーのページだけで充分でした。

 

元ネタにした話しはこちらのページに書いてあります。

「来年こそ!手帳活用術」|おさらい|めざせ!会社の星|NHK名古屋放送局

 

ついでに書くと、マンスリー、ウイークリーのページに加えて最近ではスマホやPCなどでもスケジュール管理をする人もいると思います。

 

あっちこっちにスケジュールやアポの予定などを書き散らかすと、転記ミスなどで、ダブルブッキングしたりアポを忘れてしまったりすることがあるので、必ず最初にどこに書くのかを決めておいた方が良いと思います。

 

まぁ、これも超・整理法で有名な野口悠紀雄先生からの受け売りですがぁ〜

(私の話しって、受け売りばかりだね・汗)

 

ドラッカー先生の教え

私の観察によれば、成果をあげる者は仕事からスタートしない。

時間からスタートする。計画からもスタートしない。

何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。

次に時間を管理すべく、自分の時間を奪おうとする非生産的な要求を退ける。

そして最後に、その結果得られた時間を大きくまとめる。

すなわち、時間を記録し、管理し、まとめるという三つの段階が、成果をあげるための時間管理の基本となる。

P・F・ドラッカー:著「プロフェッショナルの条件」P119より抜粋

 

いきなりドラッカー先生にも登場してもらいました!

 

ここで言っているのは、時間は有限なのだから(たくさんある)仕事を時間の枠に押し込もうとすれば、必然的にキャパオーバーになってしまう。

 

だから先ずは、

 

  • 自分がどんな時間の使い方をしているのかを知る
  • 不必要な、非生産的な活動を排除しする
  • 空いた時間をまとめ、自分の時間を確保する

 

というコトが時間管理の基本だということですね。

 

この考えを実践しようとする時に先ずは自分の時間の使い方をどのように記録するか、ですよね。

 

手帳って基本的に「未来」の予定を管理することが多いと思うのですが、それと同じくらいに自分の「過去」を記録して残しておくことも大切なのではないかと。

(最近の流行の言葉でいうと「ライフログ」ですね)

 

手帳にざっくりでも良いので、自分の1日の行動を書き残しておくのも良いと思うし、私はiPhoneのアプリ「Timenote」を使って記録してます。

 

 

 

 

 

自分で時間の使い方を記録してみて、本当にムダな時間というか、非生産的なことに時間を「ムダづかい」しているコトに改めて気づかされました。

 

ちなみに、私のTimenoteの使い方などは、こちらのページにまとめてありますので、ご興味ある方は読んでみてくださいね。

 

ペンギンオヤジのB読書!: ペンギンオヤジ的「仕事に効く!スマホ術」

 

時間のムダ取りと捨てるということ

「どうやって生きていったらいいだろう」より、「AとBのチョイスの中でどっちの生き方が自分の未来にとって幸せか」って聞き方をすると、決断が速くなるのです。

1つを選ぶっていうことは、1つを捨てるということになるから、選ぶと進めます。

「幸せをつかむ!時間の使い方」P57より抜粋

 

今回の読書会で、上記を共感ポイントとして話してくれたメンバーがいました。

 

仕事でもプライベートでも同じだと思うのですが、自分がやらなければいけないコトや考えなければいけないコトがいっぱいあると、感情も乱れるし動けなくなってしまうことがありますよね。

 

そんなふうに色々なことを抱え込んでしまって、動けなくなった時には和田さんが本に書かれているように、二択にして何かを「捨てる」ことも大切だと思うんです。

 

それと読書会で話題にあがったのが「やりたくないコトを書き出す」という話し。

 

やりたいコト、やらねばならないコトを「Todoリスト」として書き出すことはみんなやってると思うけど、捨てるべきもの、やらないことを決めて「Not to do」をリストアップするコトも必要ではないかと。

 

この話しは神田昌典さんの「非常識な成功法則」に詳しく書かれているので、興味のある方は、ぜひ一読を!

 

とにかく時間は限られているので、ムダな時間を過ごさないためにも捨てること、やらないことを決めて、やるべきことに集中する時間を捻出することも必要ですよね。

 

それから・・・

 

ムダな時間としてまっ先にあげられるのが、目的もなくダラダラと過ごしてしまう時間があげられると思います。

 

例えば、仕事を終えて家に帰ってきてから寝るまでの時間。

 

「疲れたぁ〜」と言って、ボーッとテレビを見たりネットをしてみたり、あるいは、単にゴロゴロしてみたり・・・

 

そうならないために会社を出る前に家に帰ってから、やりたいコトを手帳に書き出しておいて寝る前にどれだけ出来たかをチェックしながら振り返る、という話しをしてくれた参加メンバーもいました。

 

これも、時間のムダ取りとして良い方法ですよね。

 

時間を投資する

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これはご存知の方も多いと思いますが、名著「7つの習慣」に出てくる重要度と緊急度のマトリックスです。

 

このマトリックスで見ると、ムダ時間退治として最初にやらなきゃいけないのは重要でも緊急でもない「第4領域」の活動ですね。

 

そして、捻出した時間で何をすべきかと言うと、重要だけど緊急ではない「第2領域」の活動を増やすべきと「7つの習慣」には書かれています。

 

何故なら、この「第2領域」の活動こそが、将来の自分の成長を支えてくれるものだから。

 

この「7つの習慣」に沿って時間管理が出来るようにしてある「フランクリンプランナー」という手帳があるのですが、今回の読書会の中でも、Mさんがそのフランクリンプランナーとその使い方について解説してある「人生は手帳で変わる」という本を持込んで、か〜なり熱く語ってくれました。

 

「7つの習慣」をまだ読んだことがないという方は、こちらのページに概略がまとめてありますので興味あれば、見てみてください。

 

今さら人に聞けない!3分でわかる「7つの習慣」まとめ!! | jMatsuzaki 

 

それから・・・

「第2領域」の中に健康維持ってありますよね。

 

今回、手帳活用の発表の中で「なるほど!」と思った話しがあるので、シェアしますね。

 

毎年、決まった時期に風邪を引いたり、体調を崩す人っていませんか?

 

心当たりのある人は、来年の手帳のその時期に、「風邪に注意!」とか、「健康管理に気をつける!」と先に書き込んでおきましょう!

 

そうすれば、その時期に否が応でも自分の健康に対する意識があがりますよね。

 

手帳とか日記に出来事を記録している人なら、自分がどういう時期に体調を崩したのか、見直してから来年の手帳に書き込むの良いかも知れません。

 

自分の時間は自分の寿命

今回、時間の話し、手帳の話しを皆んなでしながら、改めて思ったことがあります。

 

どういう時間を過ごしてきたかが、自分の人生になる、ということです。

 

時間の積み重ねが1日、1ヶ月、1年になり、それが命を終える時までつづく訳ですから、時間の過ごし方こそが自分の人生そのものなんですよね。

 

だから、今回のブログの最初の方に書いた「手帳をもっと活用したい」という思いは、そのまま「自分の人生をもっとより良く生きたい」という気持ちに繋がっているのだと思う。

 

それだからこそ、手帳を活用するノウハウよりも以前に、自分はどういう時間を過ごすと幸せなのか、どういう人生を過ごしたいのか、という、ちょっと大きな視点で自分を見つめてみることこそが、最初に考えるべきことなのではないかと思うのです。

 

おしまい。

 

読書会のコトについて、もう少し書きたいことがあるんだけど、

それはまた次回に!

長々と読んでくれて、ありがとうございました。

 

 

【参考図書】

   

 



posted by penguin-oyaji at 21:05 | Comment(0) | 和田裕美さん読書会 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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